В администрации Орла улучшат электронный документооборот. Когда система будет внедрена, орловцы смогут получать ответы на свои обращения быстрее, а сами документы будут подготовлены качественнее.
Новации проводятся в рамках проекта «Эффективный регион», который реализуется в Орле под руководством специалистов компании «Росатом».
Одно из направлений — улучшение электронного документооборота в администрации. Подробности рассказала руководитель проекта, начальник управления документационной работы и информационных технологий администрации города Орла Ольга Трифонова.
– Сейчас электронным документооборотом пользуется лишь часть сотрудников администрации города — ПО установлено в приемных и у начальников управлений. Установить лицензионные программы для всех не позволяет городской бюджет. Ими планируется оснастить компьютеры начальников отделов.
Задача новой системы электронного документооборота — сократить время между поступлением документа в администрацию и передачей его исполнителю.
По словам Ольги Трифоновой, перед разработкой проекта было проведено исследование.
– Мы запустили несколько документов. И буквально поминутно следили, сколько времени бумага проводит в каждом кабинете. Сейчас документ может идти до исполнителя 5 дней. Внедрение более разветвленной системы электронного документооборота должно сократить это время до двух дней. Кроме того, снизится нагрузка рядовых сотрудников, которые носят документы из кабинета в кабинет. А еще, когда документы будут циркулировать в электронном виде, снизится потребление бумаги. Также мы проводили анкетирование всех сотрудников администрации. Получили много удачных предложений по автоматизации от молодых служащих, которые с электронными носителями «на ты», – рассказывает она.
Если новая система будет внедрена, у исполнителя будет больше дней на подготовку ответа. Это должно положительно сказаться и на сроке рассмотрения обращений, и на качестве ответов.
Проект был согласован специалистами «Росатома». Они отметили качество его методологической проработки и рекомендовали как пример для других руководителей проектов. Его осталось только реализовать, а это требует средств из бюджета.
– Все больше организаций переходит на электронный документооборот. Мы уже заключаем договоры о передаче документов в электронном виде, например, с Пенсионным фондом. Департаменты администрации области тоже ориентируются на отказ от бумаги. Наступает такое время, когда без новой системы работать будет почти невозможно, – говорит Ольга Трифонова.
Елена Маслова
